Le rapprochement systématique des bons de commande de Traild a complètement simplifié mes processus de comptes fournisseurs et de paiement ! C'est plus rapide et automatisé que je n'aurais jamais pu l'imaginer.
Rapprochement bidirectionnel et tripartite très précis des factures et des bons de commande
Grâce à la mise en correspondance systématique, sans papier et précise des factures à 2 et 3 voies avec les bons de commande, les sous-contrats et les reçus, le travail de validation manuelle, long et sujet aux erreurs, est éliminé.
Rapprochement à trois voies sans effort dans les comptes fournisseurs
Avec plusieurs intervenants impliqués, le rapprochement manuel des factures peut être complexe, chronophage et source d'erreurs. Traild élimine ces difficultés grâce à un rapprochement systématique à deux et trois facteurs, effectué au niveau des lignes, garantissant ainsi le rapprochement de chaque facture et permettant l'approbation automatique des factures rapprochées.
Rationaliser la gestion des écarts
Les écarts dépassant le seuil d'acceptation de votre entreprise sont signalés et peuvent être automatiquement attribués aux approbateurs appropriés pour examen et résolution. Le rapprochement systématique permet de mettre en évidence et de corriger les erreurs avant le paiement.
Comment Traild peut transformer la mise en relation 2 et 3 voies pour votre entreprise
La recherche de reçus et la comparaison de documents ligne par ligne sont sujettes aux erreurs et prennent du temps – l’automatisation est la solution.
Capture et rapprochement automatisés des factures grâce à l'IA
La capture de factures pilotée par l'IA de Traild garantit que les données de facture sont ingérées avec précision ligne par ligne. Ainsi, lorsqu'il est temps de les comparer aux bons de commande, aux sous-contrats ou aux reçus, les écarts sont clairs.
Définissez votre tolérance de variance préférée
Traild vous permet de définir des niveaux de tolérance pour les écarts de prix ou de quantité, de sorte que les écarts mineurs peuvent être automatiquement approuvés et les problèmes en dehors de votre tolérance sont signalés pour examen.
Gérer et résoudre efficacement les exceptions
Les anomalies sont signalées et les commentaires de chaque intervenant – des achats (bons de commande) à l'entrepôt (réceptions) – sont facilement accessibles dans Traild. Cela accélère la résolution des problèmes et améliore la collaboration. Les approbateurs automatiquement désignés peuvent prendre des décisions rapides et éclairées grâce à la piste d'audit enregistrée dans Traild.
Surveillance et contrôle des stocks renforcés
Chaque facture est vérifiée par rapport aux bons de commande et aux reçus, évitant ainsi les paiements en double ou inexacts. Grâce aux mises à jour ERP en temps réel, vous bénéficiez d'une visibilité claire sur vos flux de trésorerie. Parallèlement, l'harmonisation des données de facturation garantit l'exactitude des enregistrements de stock, vous évitant ainsi les surcommandes, les sous-stocks et les perturbations de la chaîne d'approvisionnement.
Précision exceptionnelle
Traild compare automatiquement non seulement les données d'en-tête et de résumé des factures, mais également les données des éléments de ligne à d'autres documents critiques de votre ERP, tels que le bon de commande, le sous-contrat et le reçu, permettant un rapprochement plus rapide et plus précis.
Intégration ERP transparente
Traild s'intègre parfaitement à votre système ERP, garantissant une synchronisation en temps réel avec les documents d'approvisionnement (bons de commande) et d'entreposage (réceptions de marchandises).
Automatisation sans effort et sécurisée
Gagnez du temps grâce à l'automatisation en adaptant Traild aux besoins de votre entreprise, des limites de tolérance aux hiérarchies d'approbation. Évitez les paiements non autorisés ou erronés grâce à des protections intégrées et des pistes d'audit détaillées.
Principaux avantages de la simplification du rapprochement des factures à 2 et 3 voies
Le rapprochement des factures, des bons de commande et des reçus est un contrôle interne important, mais effectué manuellement, il est très chronophage : les commis aux comptes fournisseurs recherchent les documents et analysent ensuite manuellement chaque ligne sur deux ou trois documents. L'automatisation élimine de nombreuses heures de travail manuel.
Ne payez plus jamais trop cher vos fournisseurs grâce à un rapprochement intuitif des factures qui signale les factures inexactes avant le paiement. En automatisant le rapprochement des montants des factures fournisseurs avec les réceptions de marchandises, les contrats de sous-traitance et les commandes, vous garantissez que votre entreprise ne paie que ce qui a été commandé et reçu.
La correspondance des factures ajoute une couche de protection supplémentaire aux paiements commerciaux, les données de facture étant vérifiées par rapport aux bons de commande et aux reçus, ce qui contribue à réduire le risque de fraude aux factures.
Nous avons rationalisé notre processus de comptes fournisseurs
Traild a simplifié notre processus de comptabilité fournisseurs. En approuvant automatiquement les factures triplement concordantes, notre équipe peut se concentrer plus rapidement sur le traitement des exceptions signalées par Traild.
Traild nous a fait gagner des heures de traitement manuel
Traild a rendu notre processus de gestion des comptes fournisseurs incroyablement efficace et sécurisé, m'a permis de gagner du temps sur le traitement manuel et de m'aider à identifier les paiements à haut risque nécessitant un examen plus approfondi. Impossible d'embaucher des gens pour faire ce que fait Traild
« Il serait impossible d'embaucher des gens pour faire ce dont Traild est capable… surtout pas pour le même coût et le même niveau de précision ! » Questions fréquemment posées
Un logiciel de rapprochement de factures automatise la comparaison des factures avec les bons de commande, les contrats de sous-traitance et les reçus, garantissant ainsi l'exactitude et la conformité du processus de comptabilité fournisseurs. Il identifie les écarts, les incohérences et les doublons, aidant ainsi les entreprises à rationaliser leurs flux de travail de comptabilité fournisseurs et à éviter les trop-perçus et les fraudes. En automatisant cette fonction essentielle, les entreprises peuvent réduire les erreurs manuelles et améliorer la supervision financière.
Un logiciel de rapprochement de factures est bénéfique pour les équipes de comptabilité fournisseurs en réduisant les tâches manuelles, en accélérant le traitement des factures et en minimisant les erreurs. Il améliore la précision financière, évite les doublons de paiement et garantit que votre entreprise ne paie que les articles commandés et reçus. Cette automatisation libère l'équipe comptabilité fournisseurs et lui permet de se concentrer sur des tâches stratégiques plutôt que sur des tâches administratives chronophages, améliorant ainsi l'efficacité globale.
Lors du choix d'un logiciel de rapprochement de factures, il est essentiel de privilégier les fonctionnalités qui améliorent la précision, l'efficacité et la convivialité. Privilégiez un logiciel qui affiche les données des bons de commande, des factures et des reçus dans un format clair et comparable, tout en calculant automatiquement les écarts. Le rapprochement des données au niveau des lignes des trois documents, plutôt qu'au niveau de l'en-tête ou du résumé, est crucial pour un rapprochement précis.
Les seuils de tolérance configurables permettent la gestion automatique des écarts mineurs, tandis que les chemins d'approbation numériques de gestion des exceptions en temps réel aident à résoudre rapidement les incohérences, minimisant ainsi les retards.
Rapidité et précision sont tout aussi importantes. Optez donc pour une solution qui effectue les rapprochements rapidement et intuitivement, réduisant ainsi les tâches manuelles. L'intégration transparente avec votre système ERP existant garantit un flux de données cohérent, ouvrant ainsi un processus de rapprochement véritablement intuitif : les bons de commande et les reçus de votre ERP sont numériquement rapprochés de la facture. En vous concentrant sur ces fonctionnalités, vous pouvez rationaliser votre processus de rapprochement des factures et améliorer votre efficacité globale.
Pour introduire avec succès un logiciel de rapprochement de factures dans votre entreprise, commencez par définir des politiques claires pour les bons de commande, les niveaux de tolérance et les flux de travail d’approbation.
Intégrez le logiciel à vos systèmes ERP existants pour garantir la cohérence des données sur toutes les plateformes. Offrez une formation complète à votre équipe comptabilité fournisseurs sur les nouveaux processus et outils. Suivez régulièrement les performances et recueillez les retours pour identifier les axes d'amélioration et assurer une transition en douceur.
Le rapprochement bidirectionnel des bons de commande consiste à comparer la facture au bon de commande afin de vérifier des informations telles que les prix, les quantités et les conditions. En revanche, le rapprochement tripartite des bons de commande ajoute une troisième couche en incluant la réception des biens ou des services. Ainsi, la facture est rapprochée du bon de commande et du rapport de réception, garantissant ainsi que les articles facturés ont bien été livrés ou reçus. Cette étape supplémentaire du rapprochement tripartite offre une vérification supplémentaire et contribue à prévenir les fraudes et les erreurs.
Les plages de tolérance permettent d'approuver les variations mineures de prix ou de quantité entre les factures, les bons de commande et les reçus sans intervention manuelle. Par exemple, un léger écart en pourcentage ou en dollars peut être automatiquement approuvé, tandis que les écarts plus importants sont signalés pour vérification. Ces seuils sont personnalisables, permettant aux entreprises de fixer des limites adaptées à leurs besoins opérationnels et à leurs politiques de gestion des risques.
Non, avec Traild, inutile de définir des règles pour identifier les factures adossées à des bons de commande. Traild lit automatiquement le numéro de bon de commande sur la facture et recherche intuitivement le bon de commande correspondant dans votre ERP ou votre système comptable, simplifiant ainsi le processus de rapprochement sans configuration manuelle. Cela garantit un traitement fluide et efficace des factures, avec un minimum d'efforts de votre part.
Absolument. Un logiciel de rapprochement de factures comme Traild centralise les factures, les bons de commande et les reçus sur une plateforme unique. Cette consolidation permet aux équipes de comptabilité fournisseurs de visualiser côte à côte toutes les données associées, améliorant ainsi la visibilité et permettant une prise de décision plus rapide et plus éclairée. L'accès immédiat à toutes les données pertinentes simplifie le processus de vérification et facilite la résolution des éventuelles divergences.
Le tableau de bord intuitif de Traild met clairement en évidence les écarts et les variations. Le système signale les incohérences, telles que les avertissements pour les lignes de facture dépassant les quantités ou les coûts unitaires des lignes de commande, lors du rapprochement. De plus, les montants des écarts calculés sont affichés en rouge sous le total de la facture pour une identification rapide. Ces informations détaillées permettent à votre équipe de traiter rapidement les problèmes et de prendre des mesures correctives, garantissant ainsi que seules les factures exactes et approuvées soient réglées.
Le coût du rapprochement des commandes par IA peut varier en fonction de facteurs tels que le volume de factures traitées. Pour obtenir un tarif précis et adapté à vos besoins, contactez directement Traild. Nous pouvons vous établir un devis personnalisé et discuter de la solution la plus adaptée à vos opérations de comptabilité fournisseurs.
Oui, Traild vous permettra d'avoir n'importe quel nombre de bons de commande, de reçus de commande ou de reçus de marchandises joints à une facture.
Oui. Dans Traild, les en-têtes ou les lignes de factures peuvent être mis en correspondance avec les bons de commande et les reçus.
Traild dispose d'une intégration profonde avec votre système de comptabilité ou ERP, de sorte que les bons de commande et les reçus sont automatiquement synchronisés dans Traild pour une correspondance systématique.
Si la quantité ou le prix sur la facture est différent de celui figurant sur le bon de commande ou le reçu, un écart sera affiché en rouge.
Oui.
Traild vous permet d'enregistrer une facture comme brouillon. Vous pouvez saisir et confirmer les informations dont vous disposez pour cette facture, puis l'enregistrer comme brouillon en attendant la réception. Vous pouvez également transmettre la facture à l'équipe Achats/Entrepôt pour lui demander de vérifier les détails de la réception. Une fois la réception saisie dans votre ERP ou votre système comptable, un indicateur apparaîtra dans Traild pour indiquer qu'elle est disponible.