Traild Expense Management offre aux équipes financières une solution simplifiée pour la saisie, la vérification, l'approbation et le rapprochement des notes de frais, le tout au sein de la même plateforme que celle utilisée pour la facturation. Les employés peuvent télécharger ou envoyer par e-mail leurs reçus et soumettre leurs notes de frais directement dans Traild. Les responsables et les équipes financières, quant à eux, examinent les demandes de frais via des processus d'approbation numériques structurés avant leur rapprochement dans l'ERP.
Des processus de gestion des dépenses cloisonnés engendrent des frictions à chaque étape. Les employés soumettent leurs justificatifs en retard ou par des canaux incohérents. Les responsables approuvent les demandes de remboursement par courriel. Les équipes financières recherchent les informations manquantes, saisissent manuellement les données et établissent les rapports a posteriori.
Ces processus ralentissent les remboursements, augmentent le risque d'erreurs et rendent plus difficile le suivi clair des dépenses.
Traild Expense Management aide les entreprises à centraliser la gestion des dépenses en intégrant les notes de frais et les comptes fournisseurs. Grâce à une plateforme unique gérant les dépenses et les factures, les équipes financières peuvent simplifier les approbations, améliorer la visibilité et réduire le recours aux solutions manuelles.
Traild Expense Management est une solution de gestion des dépenses qui permet aux équipes de soumettre et de traiter les demandes de remboursement de frais directement dans Traild , en utilisant la structure de flux de travail existante déjà familière aux équipes financières.
L'un des principaux avantages de Traild Expense Management réside dans la consolidation de sa plateforme. Plutôt que de proposer un outil de gestion des dépenses distinct, Traild permet aux entreprises de gérer leurs activités liées aux dépenses au sein de la même plateforme que celle utilisée pour le traitement des factures.
Cela signifie que les équipes financières peuvent traiter les factures et les dépenses simultanément, tout en identifiant clairement quelles pièces justificatives sont des factures de fournisseurs et lesquelles sont des notes de frais des employés.
Les employés peuvent télécharger ou envoyer par courriel leurs reçus et saisir directement les détails de leurs notes de frais sur la plateforme. Cela élimine le besoin de formulaires papier, de modèles de tableur ou de soumissions informelles par courriel, simplifiant ainsi le processus pour le personnel et assurant une plus grande cohérence pour les équipes financières.
Une fois soumises, les notes de frais sont intégrées au flux de travail de Traild et classées avec les factures. Les données des reçus peuvent être saisies et extraites directement sur la plateforme, ce qui permet de réduire les interventions manuelles et d'améliorer la précision des soumissions dès le départ.
Les notes de frais suivent ensuite des procédures d'approbation structurées, acheminées vers le responsable ou l'approbateur compétent pour examen. Cela permet de standardiser les approbations de dépenses et de réduire les délais souvent liés aux circuits d'approbation informels.
Grâce à son intégration directe aux systèmes ERP, Traild assure la continuité du processus de rapprochement des dépenses approuvées, sans nécessiter d'exportation CSV ni d'importation manuelle. Les équipes financières peuvent ainsi continuer à travailler au sein de leurs systèmes ERP existants, tout en éliminant les étapes intermédiaires fastidieuses.
De la soumission à l'approbation et au traitement, les équipes financières peuvent suivre l'activité des dépenses directement dans Traild . Cela offre une meilleure visibilité sur les demandes soumises , celles en attente d'approbation et celles qui ont été traitées, facilitant ainsi la gestion des remboursements et le maintien d'un contrôle financier optimal.
Les employés peuvent soumettre leurs notes de frais directement dans Traild en téléchargeant ou en envoyant par courriel leurs reçus et en saisissant les informations requises. Cela offre aux équipes financières un point de départ plus clair et plus uniforme, et réduit les allers-retours souvent liés à la collecte manuelle des notes de frais.
Traild simplifie la distinction entre les factures et les notes de frais des employés au sein d'une même plateforme. Il en résulte une meilleure clarté des rapports, un rapprochement plus simple et une gestion facilitée des flux de travail multiples par les équipes financières.
Les notes de frais suivent des procédures d'approbation structurées, permettant aux responsables et aux équipes financières d'examiner et d'approuver efficacement les demandes. Grâce à un processus numérique uniforme, les équipes peuvent réduire les délais, améliorer la responsabilisation et abandonner les méthodes d'approbation informelles.
Les dépenses approuvées sont rapprochées via l'ERP grâce aux intégrations ERP existantes de Traild . Plus besoin d'exporter des fichiers CSV, d'utiliser des solutions de contournement basées sur des tableurs ni de procéder à des importations manuelles : l'intégrité des données est ainsi préservée et les tâches administratives réduites.
En centralisant la gestion des factures et des dépenses sur une plateforme unique, les équipes financières simplifient leurs opérations quotidiennes et réduisent leur dépendance à des systèmes disparates. Il en résulte un processus financier plus unifié, tout en facilitant la visibilité et le contrôle.
Les notes de frais sont saisies directement dans Traild , les données des reçus étant extraites de la plateforme. Cela évite de devoir rassembler les demandes de remboursement à partir de feuilles de calcul, de reçus papier et de pièces jointes, et réduit également la saisie manuelle de données.
Des processus d'approbation structurés aident les gestionnaires et les équipes financières à examiner plus rapidement les demandes de remboursement de frais, ce qui permet un traitement plus rapide et une meilleure expérience de remboursement pour les employés.
Lorsque les dépenses sont clairement identifiées et gérées sur la même plateforme que les factures, les équipes financières peuvent rapprocher les transactions plus efficacement et avoir une vision plus claire des dépenses de l'entreprise.
Soumettre ses notes de frais ne devrait pas être compliqué. Traild simplifie la vie des employés : ils peuvent télécharger leurs reçus, saisir leurs informations et soumettre leurs demandes de remboursement sans avoir à utiliser de formulaires complexes ni de systèmes disparates.
La gestion des notes de frais des employés ne devrait pas nécessiter un assemblage disparate de feuilles de calcul, de reçus papier, d'échanges d'e-mails et de saisies manuelles dans un ERP. Pourtant, pour de nombreuses équipes financières, les notes de frais restent en dehors des processus de comptabilité fournisseurs, ce qui engendre des tâches administratives inutiles, des remboursements plus longs et une visibilité limitée.
Il en résulte une approche plus connectée et plus efficace de la gestion des dépenses, avec une meilleure visibilité entre les factures et les dépenses, moins d'étapes manuelles et un contrôle renforcé sur l'ensemble du processus.
Au lieu d'utiliser des outils de gestion des dépenses distincts ou des processus manuels cloisonnés, les employés peuvent télécharger les reçus, saisir les détails des demandes de remboursement et soumettre leurs notes de frais depuis une plateforme unique. Ces demandes suivent ensuite un processus d'approbation avant d'être intégrées au système ERP.
Grâce à son intégration directe avec les systèmes ERP, Traild permet aux équipes financières de gérer les notes de frais sans exporter de fichiers CSV, sans télécharger manuellement de données ni ressaisir d'informations dans plusieurs systèmes.
Cela facilite la gestion des dépenses en parallèle des factures, tout en offrant aux équipes financières une meilleure visibilité, un rapprochement plus clair et un flux de travail financier plus unifié.
Traild Expense Management aide les entreprises à centraliser la gestion des dépenses en intégrant les notes de frais et les comptes fournisseurs. Grâce à une plateforme unique gérant les dépenses et les factures, les équipes financières peuvent simplifier les approbations, améliorer la visibilité et réduire le recours aux solutions manuelles.
Cette distinction permet de rationaliser le rapprochement, le reporting et les processus financiers en aval sans ajouter un autre système déconnecté à l'ensemble.
Pour les équipes qui cherchent à améliorer leurs opérations financières sans en accroître la complexité, il s'agit d'un avantage opérationnel significatif.
Traild Expense Management aide les équipes financières à intégrer les notes de frais dans un flux de travail structuré et transparent, identique à celui des factures. En combinant la soumission des notes de frais, les approbations numériques, le rapprochement ERP et une visibilité globale sur la plateforme, Traild réduit les tâches manuelles et contribue à l'efficacité des équipes financières.
Pour les organisations qui cherchent à moderniser la gestion des dépenses sans ajouter un autre outil non intégré, Traild offre une solution plus pratique.
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Les employés peuvent télécharger les reçus et saisir les détails des demandes de remboursement de frais directement sur la plateforme, ce qui élimine le besoin de formulaires papier, de modèles de feuilles de calcul ou de soumissions par courriel.
Les demandes de remboursement de frais suivent des processus d'approbation structurés, acheminées vers le responsable ou l'approbateur compétent pour examen.
Les dépenses approuvées sont rapprochées dans l'ERP grâce à l'intégration directe de Traild , suivant les processus ERP existants sans téléchargements manuels.
De la soumission à l'approbation et au traitement, les équipes financières peuvent suivre l'activité des dépenses dans Traild , y compris ce qui a été soumis , approuvé et traité.
Les demandes de remboursement de frais sont directement saisies dans Traild , ce qui réduit la nécessité de rassembler les demandes à partir de feuilles de calcul, de reçus papier et de pièces jointes aux courriels, tout en limitant la saisie manuelle des données.
Des processus d'approbation structurés aident les gestionnaires et les équipes financières à examiner plus rapidement les demandes de remboursement de frais, ce qui permet un traitement et des remboursements plus rapides.
Les transactions peuvent être rapprochées des demandes de remboursement tout au long du mois, ce qui permet de détecter plus tôt les exceptions et de réduire le travail manuel généralement requis en fin de mois.
